Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Coleoid'i Eurosis Danışmanlık A.Ş. (Eurosis Consulting) işletir. Bu metinde anlatılan işlemelerde veri sorumlusu Eurosis Danışmanlık A.Ş.'dir.

Adres

Barbaros Mah. Halk Cad. Palladium Ofis ve Residence Binası No: 8/A Kat: 2/3, 34746 Ataşehir / İstanbul, Türkiye

Telefon

+90 (216) 687 06 86

E-posta

hello@coleoid.systems

MERSİS no

0383043840200016

KEP adresi

eurosisdanismanlik@hs04.kep.tr

• coleoid.systems sitesini ziyaret edenler,
• Coleoid'de hesap açan ve bir organizasyonun üyesi olanlar,
• bir organizasyona davet edilenler,
• iletişim formunu kullanan veya bize e-posta gönderenler.

Organizasyonların girdiği bilgiler. Bir organizasyon, Coleoid'e kendi rollerini, süreçlerini ve kişilerini girer. Örneğin çalışanların adlarını, iş e-postalarını, rollerini, işe başlama tarihlerini ve People Operations kayıtlarını. Bu bilgilerde veri sorumlusu o organizasyondur (genellikle işvereniniz). Biz bu bilgileri yalnızca organizasyonun talimatıyla, veri işleyen olarak işleriz. Bu bilgilerle ilgili aydınlatmayı organizasyonunuz yapar. Haklarınızı kullanmak için önce organizasyonunuza başvurun. Bize gelen başvuruyu ilgili organizasyona iletiriz.

Bir uyuşmazlıkta hakkımızı korumak için bu verilerden gerekli olanı kullanabiliriz (md. 5/2-e). Kanunen zorunlu olduğunda yetkili kurumlara bilgi veririz (md. 5/2-ç).

Özel nitelikli kişisel veri (ör. sağlık, adli sicil) işlemeyiz. Hakkınızda yalnızca otomatik sistemlerle karar vermeyiz.

• Sizden: kayıt, giriş ve iletişim formları ile e-postalarınız.
• Organizasyonunuzdan: bir üye sizi davet ettiğinde e-postanızı ve erişim düzeyinizi.
• Otomatik olarak: siteyi ve uygulamayı kullanırken tarayıcınızın gönderdiği bilgiler (IP adresi, tarayıcı bilgisi, ziyaret edilen sayfa).

Veriler, kısmen veya tamamen otomatik yollarla, elektronik ortamda toplanır.

Verileri satmayız ve reklam için kullanmayız. Yalnızca şu alıcı gruplarına, yalnızca §3'teki amaçlar için gerektiği kadar aktarırız:

• Hizmet aldığımız tedarikçiler (veri işleyenler): veritabanı, barındırma, e-posta gönderimi, ürün ölçümü ve hata izleme hizmetleri. Bugünkü tedarikçiler §6'dadır.
• Organizasyonunuzun diğer üyeleri: aynı organizasyondaki üyeler adınızı, e-postanızı, erişim düzeyinizi ve geçmişte yaptığınız değişiklikleri görür.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yalnızca kanunen zorunlu olduğunda.

Sunucularımız Türkiye dışındadır. Bu nedenle §3'teki verilerin tamamı yurt dışına aktarılır:

Uygulamanın veritabanı, ürün analizleri, hata raporları ve organizasyon logoları AB'de, Frankfurt'ta saklanır; e-postalar İrlanda'dan (AB) gönderilir.

Neon, Vercel, PostHog, Sentry, Resend ve Google ABD merkezli şirketlerdir; Kişisel Verileri Koruma Kurulu bu ülkeler için yeterlilik kararı vermemiştir. KVKK md. 9 uyarınca Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeyi bu tedarikçilerle henüz imzalamadık; her biriyle imzalamak için çalışıyoruz ve kısa sürede tamamlamayı hedefliyoruz. Sözleşmeler imzalanıp Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirildiğinde bu metni güncelleyeceğiz.

Güncel durumu şu adresten sorabilirsiniz: hello@coleoid.systems.

Ürün analizlerinin toplu sonuçlarını incelerken bir yapay zekâ asistanından (Anthropic, ABD) yararlanırız. Ona yalnızca toplu sayılarla çalışma talimatı veririz ve onu kayıtları veya tek tek kişileri görmek için kullanmayız.

• Gerekli çerezler: oturumunuzu sürdüren çerez ve seçtiğiniz dili veya kenar çubuğu tercihinizi hatırlayan çerezler. Bunlar olmadan hizmet çalışmaz.
• Anonim ziyaret sayımı ve hız ölçümü: cihazınızda hiçbir tanımlayıcı saklamaz. Ziyaretçi, ölçüm tedarikçisinin sunucusunda IP adresi, tarayıcı bilgisi ve her gün değişen bir anahtardan üretilen bir özetle sayılır; anahtar her gün silinir, bu yüzden günler arasında ilişki kurulamaz. Bu sayfadaki "Ziyaretlerimi sayma" seçeneğiyle buna itiraz edebilirsiniz. Tarayıcınız Global Privacy Control sinyali gönderiyorsa itirazınızı almış sayarız. İtirazdan sonra bu cihazdan ziyaret sayımı ve hız ölçümü gönderilmez. Cihazınızda yalnızca bu tercihiniz saklanır.
• Organizasyon kullanım aşamaları: sunucumuz, her organizasyonun ilk rol veya onaylanan ilk öneri gibi kullanım aşamalarını, günlük kullanım aşamasındaki değişiklikleri ve haftalık bir özetini veritabanından hesaplar; aşama değişiklikleri ve haftalık özet, üye sayısını ve son yedi günde etkin üye sayısını yalnızca aralık olarak taşır. Bunları ölçüm tedarikçimize yalnızca organizasyon kimliğiyle, ad veya e-posta adresi olmadan gönderir. Gönderim sırasında cihazınızdan bir şey okunmaz; bu yüzden tercihinize bağlı değildir.
• Organizasyon profili ve kayıt kaynağı: organizasyon sahibinin isteğe bağlı iki soruya (Coleoid'i ne için kullandığı ve organizasyonun büyüklüğü) verdiği yanıtları ve organizasyonu oluşturan kaydın nereden başladığını (ilk sayfa, yönlendiren web sitesinin alan adı ve kendi kampanya etiketlerimiz) organizasyonla birlikte saklar ve yukarıdaki istatistiklerle göndeririz. Kayıt kaynağı yalnızca tarayıcı belleğinden, kayıt sırasında alınır ve yalnızca o anda analizleri reddetmemiş, "Ziyaretlerimi sayma" ile itiraz etmemişseniz ve tarayıcınız Global Privacy Control sinyali göndermiyorsa kaydedilir. Kaydedildikten sonra organizasyonla birlikte kalır ve organizasyon silinene kadar istatistikleriyle gönderilir. Yanıtları sahipler Ayarlar → Genel'den değiştirebilir.
• Ayrıntılı analiz ve maskelenmiş oturum kayıtları: yalnızca ayrı bir açık rıza metniyle izin verirseniz çalışır. Kayıtta ekrandaki tüm metin ve yazdığınız her şey maskelenir; konsol kayıtları ve ağ içerikleri alınmaz. People Operations sayfaları, kişiler dizini ve kişi sayfaları kaydedilmez. Organizasyon sahipleri, kişilerin tercihi ne olursa olsun, kayıtları Ayarlar → Genel'den tüm organizasyon için kapatabilir. İzninizi istediğiniz an hesap menüsündeki "Gizlilik ayarları"ndan, sayfa altındaki bağlantıdan veya bu sayfadan geri çekebilirsiniz; geri çekme, o ana kadarki işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemez.
• Hata raporları ve performans izleri: hizmeti çalıştırmak ve güvende tutmak için gönderilir ve yukarıdaki tercihlere bağlı değildir. Oturum kaydı içermez.

Tercihiniz bu cihazda saklanır; her yanıt, tercihinizin kanıtı olarak ölçüm tedarikçimizde bir olay olarak da kaydedilir, reddederseniz kimlik olmadan. Aşağıdaki seçenek anonim ziyaret sayımlarını ve hız ölçümlerini hemen durdurur ve ayrıntılı analiz iznini geri çeker; tarayıcınızın Global Privacy Control sinyali aynı etkiyi yapar.

İzninizi, eşit iki seçenek sunan küçük bir kartla isteriz: “Reddet” ve “İzin ver”. Kart, siz seçim yapana kadar açık kalır; bu sürede zorunlu çerezler ve anonim ziyaret sayımı dışında hiçbir veri toplanmaz. Herkese açık sayfalarda siz geldiğinizde, üründe ise ilk rolünüzü oluşturduktan ya da ürünü birkaç dakika kullandıktan sonra görünür; sunum modunda ve açık bir pencerenin üzerinde hiçbir zaman çıkmaz. Reddederseniz yaklaşık altı ay sonra yeniden sorarız; topladıklarımız değiştiğinde herkese yeniden sorarız.

Her tercihin neyi kapsadığı ve ayrıntılı analiz için açık rıza metni: Neler topluyoruz. Analiz verilerinizin silinmesi için bkz. Veri hakları.

Verileri yalnızca amacın gerektirdiği süre kadar saklarız, sonra sileriz veya anonim hale getiririz.

Organizasyonunuzun değişiklik geçmişi, organizasyon silinene kadar saklanır. Geçmişte adınızın gösterilmesini istemezseniz, hesabınız silinmeden önce adınızı geçmişte "Bilinmiyor" olarak anonimleştiririz.

Verileri organizasyon kapsamlı erişim, doğrulanmış oturum ve izleme ile koruruz. Bkz. Güvenlik ve Veri.

KVKK md. 11 uyarınca şu haklara sahipsiniz:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK md. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini talep etme.

Nasıl başvurulur. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzu şu yollardan biriyle iletebilirsiniz:

• §1'deki adrese ıslak imzalı dilekçe ile,
• eurosisdanismanlik@hs04.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza veya mobil imza ile,
• Coleoid hesabınızda kayıtlı e-posta adresinizden hello@coleoid.systems adresine e-posta ile.

Başvurunuzda adınız ve soyadınız, yazılı başvuruda imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancıysanız uyruğunuz ve pasaport numaranız), tebligat adresiniz, varsa e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talebinizin konusu bulunmalıdır. Kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz.

Başvurunuzu en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. Kural olarak ücret almayız. Yanıt yazılıysa ve 10 sayfayı aşıyorsa her ek sayfa için 1 TL, yanıt bir kayıt ortamında verilirse o ortamın maliyeti kadar ücret alınabilir.

Başvurunuz reddedilirse, yanıtı yetersiz bulursanız veya süresinde yanıt verilmezse, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK md. 14).

AB'de bulunuyorsanız Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) de uygulanır. Hukuki sebeplerimiz: sözleşme (GDPR md. 6/1-b), hukuki yükümlülük (md. 6/1-c), meşru menfaat (md. 6/1-f) ve ayrıntılı analiz için rıza (md. 6/1-a). Erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, itiraz ve veri taşınabilirliği haklarınızı §9'daki yoldan kullanabilirsiniz. Yaşadığınız AB ülkesinin denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz.

Coleoid iş kullanımı içindir ve çocuklara yönelik değildir.

İşleme amaçlarımız, tedarikçilerimiz veya hukuki yükümlülüklerimiz değiştiğinde bu metni güncelleriz ve yürürlük tarihini değiştiririz. Yeni bir amaç için veri işlemeden önce sizi bilgilendiririz.